Offene Geschäftsfälle

Wenn Sie im Bericht "Offene Geschäftsfälle" beim Klick auf den Link (zu einem Folio) die STRG-Taste gedrückt halten, oder mittels Rechtsklick und "In neuem Tab öffnen" den Geschäftsfäll öffnen, müssen Sie den Bericht nicht jedes mal neu erstellen.

Geschäftsfälle mit Handlungsbedarf

• Eine Rechnung wurde erstellt, aber keine Zahlung erfasst

• Die Zahlung wurde storniert, nicht aber die Rechnung

• Auf dem Folio befindet sich die Gutschrift aus einer Anzahlung

• Leistungen wurden aufgebucht, aber keine Rechnung erstellt

• Das Folio weist einen Saldo von 0 auf

Valide offene Geschäftsfälle

• Ein Gast bezahlt eine Rechnung mittels Überweisung und die Zahlung ist noch nicht eingetroffen

• Positiver Saldo auf einer noch nicht angereisten Reservierung (in der Regel handelt es sich dabei um eine anzurechnende Gutschrift aus einer bereits getätigten Anzahlung)

Eine Rechnung wurde erstellt, aber keine Zahlung erfasst

Die Zahlung wurde storniert, nicht aber die Rechnung

Diese beiden Fälle sind gleich aufzulösen, deswegen werden Sie auch gemeinsam behandelt.

Erkennungsmerkmale

• Rechnungsnummer vorhanden

• Keine Zahlung vorhanden

• meist negativer Saldo (bei einer Gutschrift könnte auch ein positiver Saldo vorhanden sein)

Eine Gutschrift wird z.B. ausgestellt, wenn dem Gast eine Anzahlung rückerstattet wird (siehe )

Offenen Geschäftsfall richtig auflösen

Variante 1: Fehlerhafte Rechnung erstellt / Geschäftsfall hat so nicht stattgefunden

In diesem Fall muss die Rechnung storniert werden (siehe )

Variante 2: Der Gast hat bezahlt, die Zahlung wurde aber nicht in der Hotelsoftware erfasst

In diesem Fall muss die Zahlung hinzugefügt und der Zahlungsvorgang abgeschlossen werden (siehe )

Auf dem Folio befindet sich die Gutschrift aus einer Anzahlung

Erkennungsmerkmale

• keine Rechnungsnummer vorhanden (außer es wurde bereits eine Gutschriftsrechnung erstellt)

• Die Bezeichnung der Leistung enthält das Wort Anzahlung und dahinter in Klammer die Rechnungsnummer der Anzahlungsrechnung (z.B. 2022-01437)

Offenen Geschäftsfall richtig auflösen

Variante 1: Die Anzahlung wurde dem Gast rückerstattet

In diesem Fall ist auch die Auszahlung der Rückerstattung zu erfassen (siehe )

Variante 2: Die Anzahlung wird auf eine zukünftige Reservierung angerechnet

In diesem Fall sollte die Anzahlung auf das Gästeprofil des Gastes transferiert werden, oder (falls bereits vorhanden) auf die neue Reservierung des Gastes (siehe )

Leistungen wurden aufgebucht, aber keine Rechnung erstellt

Erkennungsmerkmale

• keine Rechnungsnummer vorhanden

• es befinden sich ein oder mehrere Leistungen auf dem Folio, bei denen es sich nicht um eine Anzahlung handelt (eine Anzahlung kann möglicherweise zusätzlich noch vorhanden sein)

Offenen Geschäftsfall richtig auflösen

In diesem Fall gilt es abzuklären, ob diese Leistungen evtl. bereits in einem anderen Folio abgerechnet wurden (d.h. vom Benutzer doppelt aufgebucht wurden) - siehe 

Falls die Reservierung storniert wurde, beachten Sie bitte, dass Stornogebühren unter Umstände umsatzsteuerlich anders zu behandeln sind als Nächtigungen (siehe  bzw. )

Nachdem etwaige fehlerhafte Leistungen korrigiert und etwaige doppelt aufgebuchte Leistungen storniert wurden (siehe ) muss die Rechnung ausgestellt (siehe ) und die Zahlung erfasst werden (siehe )

Das Folio weist einen Saldo von 0 auf

Erkennungsmerkmale

• keine Rechnungsnummer vorhanden

• kein offener Saldo (d.h. der offene Saldo beträgt 0,00)

Offenen Geschäftsfall richtig auflösen

In diesem Fall hat der Gast wahrscheinlich bereits alles vor Anreise bezahlt, es wurde aber lediglich eine Anzahlungsrechnung erstellt und noch keine Rechnung für den Aufenthalt.

Bevor Sie fortfahren, kontrollieren, Sie bitte unbedingt anhand der aufgebuchten Leistungen, ob das auch auf Ihren Geschäftsfall zutrifft.

Falls ja, erstellen Sie einfach eine Rechnung (siehe ) - dadurch wird die Anzahlung als verwendet markiert und eventuelle Mehrwertsteuer-Differenzen aus der Anzahlung und den tatsächlich konsumierten Leistungen werden ausgeglichen.