Gästeprofile
Was ist ein Gästeprofil?
Ein Gästeprofil ist ein Datensatz in Ihrer Kundenkartei - dieser beinhaltet sowohl Stammdaten des Kunden (z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) als auch die Historie (vergangene Aufenthalte, Angebote, Rechnungen, etc.) und zukünftige Reservierungen.
Was ist eine Gästeprofilverknüpfung und warum ist das wichtig?
Ein Gästeprofil kann mit mehreren Angeboten oder Reservierungen des selben Gastes verknüpft sein - d.h. es gibt den Gast nur einmal in Ihrer Gästekartei und wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern ist diese auch für alle anderen Reservierungen des Gastes geändert. Darüber hinaus kann man mit Hilfe dieser Verknüpfung auch die gesamte Historie eines Gastes ansehen.
Arten von Gästeprofilen
Egal ob es sich beim Gast um ein Unternehmen oder eine Person handelt, alle Gästeprofile sind in der selben Kartei gespeichert. Die Art des Gasteprofils wird lediglich durch das Feld "Profiltyp" bestimmt, welches folgende Werte erlaubt:
Gäste
Firmen
Reisebüros
Aktualisierung von Gästedaten
Auf Reservierungen und Angeboten befindet sich auf der rechten Seite ein Abschnitt mit den Details des verknüpften Hauptgastes, der verknüpften Firma und des verknüpften Reisebüros.
Jegliche Änderungen an Feldern des Gästeprofils werden beim Speichern der Reservierung (oder des Angebots) automatisch auf das Gästeprofil übernommen - d.h. jede andere Reservierung zeigt nun auch die geänderten Werte des verknüpften Gästeprofils.
Änderung des Gastes
Manchmal kommt es vor, dass man ein Zimmer zwar ursprünglich für Person A reserviert hat, aber die Reservierung dann auf Person B ändern möchte. In diesem Fall ist es wichtig, dass die Gästeprofilverknüpfung aufgehoben wird. Ansonsten würden Sie das Gästeprofil von Person A überschreiben. Was Sie in diesem Fall aber wirklich tun möchten ist folgendes
Wenn es bereits ein Gästeprofil für Person B gibt, dieses verknüpfen und bei Bedarf aktualisieren
Wenn es noch noch kein Gästeprofil für Person B gibt ein neues erstellen
Aufhebung der Gästeprofilverknüpfung
Zuerst heben wir die Verknüpfung zum Gästeprofil von Person A auf - hierzu klicken Sie neben dem Feld Gastsuche auf das X (Gästeprofilverknüpfung aufheben).
Suche nach einem bestehenden Gästeprofil
Geben Sie in das Feld Gastsuche den Name von Person B ein - die Hotelsoftware schlägt Ihnen nun passende Gästeprofile vor. Wenn die Person B darin enthalten ist, so klicken Sie auf das gewünschte Gästeprofil um es mit der Reservierung (bzw. dem Angebot) zu verknüpfen.
Erstellung eines neuen Gästeprofils
Wenn Sie das Gästeprofil von Person B noch nicht in Ihrer Kartei haben, so geben Sie die Gästedaten im rot markierten Bereich ein. Sobald Sie die Reservierung (bzw. das Angebot) speichern wird ein neues Gästeprofil mit den eingegebenen Daten gespeichert und mit der Reservierung (bzw. dem Angebot) verknüpft.
Was mache ich, wenn ich einen Gast mehrfach in der Gästekartei habe?
siehe Gästeprofildaten
Welche sind die Auswirkungen, wenn ich das Gästeprofil auf inaktiv setze?
Inaktive Gästeprofile werden zwar noch immer im Menüpunkt Gäste angezeigt, allerdings werden diese ganz am Ende der Suchergebnisse gereiht und in der Spalte Status wird dieser mit inaktiv angezeigt.
In der Gastsuche (z.B. auf Reservierungen, Angeboten, Folios, etc.) werden ausschließlich aktive Gästeprofile angezeigt.
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